1. Objetivo – Responsable del tratamiento de la información.
El presente documento tiene como establecer las políticas de tratamiento de la información
de los datos personales de todos los clientes, empleados, proveedores y aliados
comerciales del hotel OXOHOTEL WAYA WUAJIRA S.A.S., como responsable de la
información EL RESPONSABLE, domiciliado en el KM 1.5 VIA CUESTECITAS en la ciudad
de Albania, Colombia, con correo electrónico protecciondedatoswaya@oxohotel.com y
número telefónico 316 2731271, en cumplimiento de la normatividad vigente en materia de
habeas data y protección de datos personales en la república de Colombia.
2. Alcance
Esta política aplica a todas las Bases de datos y datos personales en ellas contenidos,
respecto de cuyo tratamiento EL RESPONSABLE resulte administrador dentro del marco
contextual de la Ley 1581 de 2012 y la demás normatividad que la adicione, modifique,
complemente o reglamente.
La presente política únicamente resulta aplicable a EL RESPONSABLE de la información y
de ninguna manera se hace extensiva a actividades de procesamiento de información
personal que sean realizadas por terceros o que sean efectuadas a partir de sus
instrucciones, tales como aerolíneas, compañías de alquiler de automóviles, agencias de
viajes físicos o en línea o socios de marketing y otros prestadores de servicios.
3. Definiciones
Para efectos de la presente política, los términos que se señalan a continuación tendrán los
siguientes significados, de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a
cabo el Tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable
dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se
le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que
le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del
Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de
Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o
varias personas naturales determinadas o determinables. Ciertos datos personales
hacen parte de los denominados “datos públicos”, dentro de los cuales se
encuentran aquellos incluidos en el Registro Civil. EL RESPONSABLE en orden a
dar cumplimiento a sus obligaciones legales y contractuales, requiere del
tratamiento de numerosos datos personales, entre estos los de sus trabajadores, a
los cuales le resulta aplicable las disposiciones prevista por la Ley 1581 de 2012, y
su Decreto Reglamentario 1377 de 2012, y en consecuencia la presente política.
Datos sensibles: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad
del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos
que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones
religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de
derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que
garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los
datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta
del Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por
sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de
los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos
personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o
supresión.
Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar, cuando el Responsable y/o
Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la
información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del
Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los
mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por
objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del
Responsable.
4. Información personal que se recopila
EL RESPONSABLE, a través de sus aliados comerciales, áreas de reserva, áreas de
registro personal en el hotel, así como en diferentes actividades en las que el titular de los
datos pueda participar, es posible que recopile información de carácter personal, que
incluye información relacionada con su reservación y estadía; las características
personales; la nacionalidad; el número y copia de la cédula de ciudadanía o pasaporte y su
fecha y el lugar de emisión; antecedentes de viaje; la información de pago, tal como el
número de la tarjeta de crédito, y otros aspectos de la facturación;
Igualmente, podrá recopilar datos en relación con solicitudes especiales y preferencias;
encuestas de satisfacción de los servicios prestados; la afiliación a programas de viajero
frecuente o socio de viaje y otro tipo de información que el titular considere apropiado
aportarle.
Así mismo, se podrá recopilar datos similares con respecto a acompañantes de viaje y otras
personas que ingresen al hotel en cualquier momento durante la estadía del titular de los
datos.
En adición a lo anterior el responsable con el fin de garantizar la seguridad de las personas
que se encuentran dentro de sus instalaciones podrá mantener un circuito cerrado de
televisión que puede captar o registrar imágenes de empleados, huéspedes y visitantes en
áreas públicas y otras seguridades como sistemas de identificación biométricos.
En caso de eventos y actividades ofrecidas por EL RESPONSABLE, éste podrá recopilar
las especificaciones de los mismos y sus asistentes, incluyendo datos de contacto,
ubicación, actividades en las que participan, fotografías, videos y audios.
Por otra parte, EL RESPONSABLE puede recopilar información de sus empleados y
proveedores incluidos datos de contacto y otra información necesaria para el adecuado
desarrollo de las relaciones contractuales sostenidas con cada uno de ellos. En particular,
respecto de la información sensible que se llegue a recopilar de los funcionarios será
aplicable lo que se establece sobre ese particular al tratarse este aspecto dentro de la
presente política de privacidad.
5. Tratamiento de la Información Personal
Los datos personales que EL RESPONSABLE recolecte, almacene y de cualquier otra
forma trate, serán administrados por el personal de EL RESPONSABLE serán
confidenciales y solo serán utilizados de acuerdo con los lineamientos trazados por la
Constitución y la Ley que rige sus actividades, así como de acuerdo con lo que se establece
en los siguientes aspectos de tratamiento de la información personal:
5.1. Tratamiento de la información personal en la actividad de administración de
servicios: EL RESPONSABLE podrá utilizar la información personal con el fin de
ofrecer un servicios adecuados a las necesidades e intereses de los titulares de la
información de acuerdo con su portafolio de servicios, lo anterior dentro del marco
contextual de la ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias. La información recogida
permitirá al responsable enriquecer sus servicios para garantizar que los mismos
se ajusten a sus requerimientos.
5.2. Tratamiento de la información personal en la actividad comercial y de mercadeo: EL
RESPONSABLE podrá utilizar la información personal del titular para
proporcionarle u ofrecerle boletines informativos, promociones y ofertas especiales,
así como para compartirle otros mensajes de mercadeo tales como encuestas,
sorteos y concursos. Las comunicaciones pueden realizarse a través de correo
electrónico, correo físico, anuncios en línea, llamadas telefónicas, mensajes de
texto (incluso SMS y MMS), y otros medios.
5.3. Tratamiento de la información personal en las actividades de recursos humanos.
EL RESPONSABLE para sus actividades de selección de personal y bienestar
social de sus funcionarios recolecta y almacena datos personales de los mismos,
información que es recibida directamente de los titulares de la información y que es
tratada conforme a la presente política y dentro del marco contextual de la ley 1581
de 2012 y normas reglamentarias, bajo las finalidades consagradas en las
autorizaciones otorgadas por el titular de la información.
5.4. Tratamiento de la información personal en las actividades de atención al cliente.
Para el proceso de servicio al cliente y atención de peticiones, quejas y reclamos
EL RESPONSABLE recolecta y almacena información personal de sus clientes y
terceros en general con el fin de dar respuesta adecuada a sus inquietudes, realizar
estadísticas y mantener registros históricos. Tal información es tratada conforme a
la presente política y dentro del marco contextual de ley 1581 de 2012 y sus normas
reglamentarias. Los términos para la contestación de los derechos de petición
relacionadas con los derechos establecidos en la ley para conocer, actualizar,
rectificar y suprimir sus datos personales, serán los previstos en los artículos 14 y
15 de la ley 1581 de 2012 como se consagra en la presente política.
5.5. Tratamiento de Datos Sensibles: EL RESPONSABLE podrá realizar el tratamiento
de datos de este tipo única y exclusivamente cuando medie autorización previa y
expresa de su Titular.
Para el tratamiento de datos sensibles deberá: a) Informar al Titular que por tratarse
de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento. b) Informar al Titular
de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización
para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán
objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento, así como obtener
su consentimiento expreso. c) No podrá condicionar ninguna actividad al suministro
de datos personales sensibles a menos que resulten absolutamente necesarios
para la actividad correspondiente.
5.6. Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes. Dada la actividad
desarrollada por EL RESPONSABLE resulta habitual el tratamiento de este tipo de
datos dentro de su operación cotidiana.
El tratamiento de este tipo de datos por EL RESPONSABLE se hace siempre y
cuando medie autorización expresa por parte de su representante legal del menor,
asegurando el respeto de sus derechos fundamentales y respondiendo por su
interés superior.
6. Información de Terceros.
La información recibida por EL RESPONSABLE a través de fuentes como aliados
comerciales y terceros en general será recolectada teniendo en cuenta la Ley 1581 de 2012
y demás normas que reglamentan esta materia. Así mismo, el uso dado a esta información
estará dentro de las finalidades autorizadas por sus titulares y la actividad propia de EL
RESPONSABLE.
Si tercero proporciona al responsable o sus proveedores de servicios, información personal
relativa a otras personas (por ejemplo, si realiza una reserva para otra persona), ese tercero
declara que tiene la autoridad de hacerlo y permite utilizar la información de conformidad
con esta Política de Privacidad.
Por otra parte, la página de internet, mensajes o documentos de EL RESPONSABLE puede
contener información o enlaces a sitios de terceros. En tal caso EL RESPONSABLE no será
garante por la recopilación, el uso, el mantenimiento, la distribución ni la divulgación de
datos e información por parte de dichos terceros. Si el titular proporciona información en
sitios de terceros y utiliza dichos sitios, se aplicarán la política de privacidad y los términos
de uso de dichos sitios.
7. Finalidades del Tratamiento de la Información.
En cada caso de recolección de datos por parte de EL RESPONSABLE, las finalidades para
el tratamiento específico serán informadas al titular de la información de forma previa al
otorgamiento de su autorización. Sin embargo, todas las finalidades estarán enmarcadas
dentro de las siguientes:
Proporcionar los servicios solicitados, incluyendo reservas, confirmaciones,
servicios alimenticios, recreativos, de bienestar, organización de reuniones y
eventos;
Actividades de mercadeo y publicidad incluyendo ofertas promocionales, encuestas
periódicas de satisfacción del cliente, de investigación de mercado, actividades de
prospección comercial y creación de perfiles de clientes;
Envío de información acerca de los productos, servicios, promociones, eventos,
premios, alianzas y ofertas, de EL RESPONSABLE, la cadena de hoteles a la que
pertenece u otros hoteles miembros de la misma a través de cualquier medio de
comunicación;
Transferencia de información a socios comerciales como agencias de viaje,
aerolíneas, compañías de alquiler de vehículos y operadores turísticos con el fin de
brindar al titular la posibilidad de obtener servicios de su propio portafolio, así como
para el otorgamiento de descuentos, créditos u otras facilidades y la realización de
actividades comerciales de sus productos y servicios a través de diferentes medios
de comunicación;
Realización de todas las actividades relativas al manejo de la relación contractual
con funcionarios, colaboradores o contratistas que EL RESPONSABLE pueda tener
con los titulares de datos personales;
Actividades relativas a la selección de personal, estudio de hojas de vida,
verificación de datos suministrados por el candidato, aplicación de pruebas
sicotécnicas y de conocimiento;
Actividades laborales y de bienestar social con los colaboradores;
Atención y trámite a peticiones, quejas, consultas y reclamos formuladas por clientes
actuales o potenciales;
Actividades como la gestión contable y financiera en cuanto a los proveedores
titulares de información,
En ningún caso EL RESPONSABLE enajenará o entregará ésta información a un
tercero, diferente a:
Operadores hoteleros a quienes se haya delegado la administración del hotel;
La cadena hotelera a la que pertenece la marca de EL RESPONSABLE y otros
hoteles miembros de la misma;
Socios comerciales;
Prestadores de servicios hoteleros o en convenio con el hotel.
Es de anotar que la información no será compartirá con estos terceros a menos que resulte
necesario para el adecuado cumplimiento de las finalidades enunciadas, esto con
fundamento en contratos o acuerdos de transmisión o transferencia de los datos, en los
casos que sea necesario, ya sea dentro del territorio nacional o el exterior, no obstante que
pueda suceder que las leyes de protección de datos de estos países puedan ser distintas
de aquellas vigentes en la República de Colombia, caso en el cual se tomarán las medidas
necesarias para asegurar que la información personal se maneje según se describe en esta
Política de Privacidad. EL RESPONSABLE podrá realizar análisis estadísticos, históricos y
de mercadeo, con base a los datos personales tratados, en tal caso podrá entregar los
resultados a terceros, pero al hacerlo, no suministrará información personal sin la
autorización de los titulares de datos personales.
8. Obligaciones del responsable del tratamiento.
EL RESPONSABLE como administrador de la información deberá cumplir con las
siguientes obligaciones, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley 1581
de 2012 y en otras que rijan su actividad:
Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de
hábeas data;
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva
autorización otorgada por el titular;
Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos
que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir
su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea
veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del
tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya
suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información
suministrada a este se mantenga actualizada;
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al
encargado del tratamiento;
Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo
Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley;
Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones
de seguridad y privacidad de la información del titular;
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la
presente ley;
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el
adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de
consultas y reclamos;
Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se
encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la
reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos;
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a
los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de
los titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de
Industria y Comercio.
9. Derechos del titular.
El titular de los datos personales, tiene los siguientes derechos:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a EL RESPONSABLE.
Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos,
incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté
expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
Solicitar prueba de la autorización otorgada a EL RESPONSABLE salvo cuando
expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento;
Ser informado por EL RESPONSABLE, previa solicitud, respecto del uso que le ha
dado a sus datos personales;
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones
a lo dispuesto en la ley de protección de datos personales y las demás normas que
la modifiquen, adicionen o complementen;
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento
no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La
revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y
Comercio haya determinado que en el Tratamiento de la información EL
RESPONSABLE ha incurrido en conductas contrarias a ley y a la Constitución;
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de
Tratamiento al menos una vez al mes;
10. Autorizaciones y consentimiento.
La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte
de EL RESPONSABLE, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del
titular de los mismos.
10.1. Medios para otorgar la autorización. El titular podrá otorgar la autorización para
el tratamiento de sus datos personales a EL RESPONSABLE ya sea en su
página de internet o a través de sus aplicaciones, mediante comunicaciones
escritas o verbales, al momento de realizar el registro. La autorización puede
constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, grabaciones de
voz, Internet, Sitios Web, buzón de sugerencias, en cualquier otro formato que
permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o
tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic
o doble clic, u otro mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca,
que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren
sido capturados y almacenados en la base de datos.
10.2. Prueba de la autorización. EL RESPONSABLE utilizará los mecanismos con que
cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y
necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos
idóneos de conservación de la autorización por parte de los titulares de datos
personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo
anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos
realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.
11. Atención de peticiones, consultas y reclamos.
EL RESPONSABLE a través del Oficial de Privacidad atenderá todas las peticiones,
consultas, quejas y/o reclamos del titular de la información, relacionadas con los derechos
establecidos en la ley para conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales.
De conformidad con el artículo 14 de la ley 1581 de 2012 las consultas serán atendidas en
un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la
misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará
al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se
atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles
siguientes al vencimiento del primer término.
De conformidad con el artículo 15 de la ley 1581 los reclamos se contestarán de la siguiente
forma:
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base
de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el
presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán
presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento el
cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al
encargado del tratamiento, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que
dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer
valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5)
días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos
(2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información
requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado
a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la
situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga
"reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.
Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a
partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo
dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en
que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles
siguientes al vencimiento del primer término.
12. Procedimiento para el ejercicio de los derechos.
Los titulares podrán realizar peticiones, consultas y/o reclamos respecto sus datos
personales tratados por EL RESPONSABLE a través de los siguientes mecanismos:
• Envío de correo electrónico protecciondedatoswaya@oxohotel.com
• Comunicación telefónica al teléfono 3162731271
• Directamente en las oficinas de EL RESPONSABLE ubicadas en el Km 1.5 Via
Cuestecitas, Municipio de Albania, La Guajira
13. Normatividad vigente
Esta Política de Tratamiento de la Información, se rige bajo lo estipulado en la Ley 1581 de
2012, el decreto reglamentario 1377 de 2013 y demás normas que las modifiquen.
14. Vigencia.
La presente política entra en vigencia a partir del mes de agosto de 2016. Los datos
personales tratados por EL RESPONSABLE permanecerán en su base de datos hasta que
los mismos cumplan con la finalidad para los cuales fueron recolectados.
EL RESPONSABLE se reserva la facultad de revisar y/o modificar en cualquier momento
esta Política de Tratamiento de la Información. EL RESPONSABLE publicará en su sitio
web cualquier cambio en esta Política. Cuando se realicen modificaciones sustanciales a
esta Política, se comunicará este hecho a los titulares de la información en los
establecimientos de comercio de la sociedad, y se indicará la fecha a partir de la cual regirá
la nueva Política.